Mówiąc o organizacji wyjazdu, zwykle mamy na myśli wakacje i inne wypady w prywatnych celach. Tymczasem to niejedyny powód, dla którego zdarza nam się opuszczać swoje miasto. Praca zawodowa coraz częściej wymaga od nas krótkich podróży służbowych, podczas których będziemy zajmowali się sprawami dotyczącymi firmy, w której jesteśmy zatrudnieni. Jak dobrze zaplanować spotkanie biznesowe w Warszawie?

Pierwszą kwestią, o którą należy zadbać, organizując wyjazd służbowy, jest dojazd. W zależności od tego, jaka odległość dzieli nas od stolicy, wygodnie nam będzie skorzystać z różnych środków transportu. Duże dystanse bardziej komfortowo będzie pokonać autobusem, samolotem lub pociągiem. Osoba odpowiedzialna za organizację podróży musi wówczas pamiętać o odpowiednio wczesnym zarezerwowaniu biletów. Krótsze trasy najłatwiej zaś pokonać samochodem. Jeśli pracownik udający się w delegację będzie poruszał się własny autem, należy ustalić kwotę, która pokryje zarówno koszty paliwa, jak i inne wydatki związane z eksploatacją pojazdu. Najwygodniej byłoby jednak skorzystać z samochodu służbowego. Aby mieć pewność, że pracownik odbywający podróż będzie się w niej czuł komfortowo, warto przeprowadzić z nim krótki wywiad. Dzięki temu dowiemy się, jaki środek transportu preferuje (być może boi się poruszania jakimś typem pojazdów, cierpi na chorobę lokomocyjną itp.) oraz jakie miejsca będą dla niego odpowiednie (przy oknie lub od strony korytarza, w przedziale dla palących lub niepalących itd.).

apartamenty na wynajem Warszawa

Właściwe zorganizowanie podróży służbowej wymaga przygotowania planu pobytu. Warto zorientować się, w jaki sposób pracownik będzie mógł dojechać na spotkanie (jakim środkiem transportu oraz w jakim czasie). Dobrym pomysłem jest rozpisanie na kartce kolejnych punktów wyjazdu, miejsc, w których należy się stawić oraz spraw do załatwienia. Oczywiście, najważniejszym elementem takiej podróży są spotkania biznesowe. Należy je zorganizować, potwierdzić, postarać się o dogodne miejsce (np. zarezerwować salę konferencyjną lub stolik w restauracji), postarać się o transport oraz wręczyć pracownikowi stosowne materiały i dokumenty.

Nie można zapominać o finansowaniu tego typu podróży. Pracownik odbywający delegacje powinien zostać wyposażony w środki, które pozwolą mu pokryć koszty służbowego wyjazdu. Niektóre rzeczy firma może opłacić od razu: do takich wydatków należą np. bilety na pociąg lub autobus, zaliczki za kwaterę, wynajem samochodu lub sali konferencyjnej.

Czasami może się zdarzyć, że zaplanowanie takiego wyjazdu przekracza nasze możliwości: nie mamy do tego wystarczających umiejętności lub zwyczajnie brakuje nam czasu. Wtedy z pomocą przychodzą nam biura podróży, które posiadają w swojej ofercie organizację tego typu przedsięwzięć. Firmy te zwykle współpracują z hotelami, restauracjami i innymi lokalami, które grają ważną rolę podczas wyjazdu.

Jednym z najważniejszych punktów podróży służbowej jest wybór zakwaterowania. Niektóre firmy preferują umieszczanie swoich pracowników w drogich hotelach – w ten sposób akcentują wysoką pozycję przedsiębiorstwa. Nie da się ukryć, że takie rozwiązanie ma wiele zalet, jak choćby fakt, że w hotelu nie musimy martwić się o sprzątanie oraz przygotowywanie posiłków. Warto jednak wziąć pod uwagę, iż nie każdemu takie zakwaterowanie przypadnie do gustu. Hotele są sztywne i bezosobowe, zwykle panuje w nich tłok, a spokojny sen niejednokrotnie utrudniają liczne hałasy. Jeśli boimy się, że negatywne strony takiego rozwiązania mogą przysłonić jego zalety, możemy rozważyć wynajem prywatnego mieszkania lub apartamentu. Tego typu lokale są specjalnie urządzone tak, by były jak najbardziej komfortowe podczas krótkich pobytów. Możemy liczyć na gustowny, nowoczesny wystrój wnętrza, obecność wszystkich potrzebnych sprzętów (np. kuchenki mikrofalowej, ekspresu do kawy, pralki czy żelazka), a w dodatku ciszę i spokój.

apartamenty dla firm

Apartamenty na wynajem łączą w sobie zalety pobytu w hotelu oraz przebywania we własnym domu. W takiej kwaterze możemy poczuć się swobodnie, wygodnie i bezpiecznie. Jeśli w delegację wyjeżdża kilkoro pracowników, możemy zastanowić się nad wynajęciem im jednego, wspólnego mieszkania z osobnymi sypialniami. Jednak zanim to zrobimy, upewnijmy się, czy takie rozwiązanie zostałoby zaakceptowane przez osoby wyjeżdżające. W przypadku osób, które nie znają się dobrze lub nie przepadają za sobą, lepszym pomysłem może być wynajęcie kilku, mniejszych apartamentów.

Ostatnią, bardzo ważną kwestią, o której nie należy zapominać, jest wyżywienie. Czy będziemy korzystali z posiłków (choćby śniadań) oferowanych przez hotel, czy może zdamy się na wybór pracownika? Jaki budżet planujemy przeznaczyć na ten cel? W planie pobytu warto zawrzeć kilka adresów polecanych restauracji, a także telefony kontaktowe (numery alarmowe, numer telefonu ubezpieczyciela itd.), dane kontaktowe kontrahentów, adresy miejsc spotkań, adres miejsca zakwaterowania oraz godziny wyjazdów.

Oferta dla firm